Zaniedbania w tym zakresie to problem nie tylko klientów kancelarii, których dane, również wrażliwe, mogą dostać się w niepowołane ręce. To przede wszystkim problem dla samej kancelarii. Z jednej strony to utrata bezcennego w tym zawodzie zaufania klientów i uzyskanie złej opinii w branży, a z drugiej – narażenie się na odpowiedzialność karną, cywilną i dyscyplinarną. Dlatego też dbałość o bezpieczeństwo leży w tym wypadku przede wszystkim w interesie adwokatów, notariuszy, radców prawnych i komorników.
Nie tylko bezpieczeństwo IT
Rozwój technologii, digitalizacja oraz powszechne wykorzystanie komputerów i urządzeń mobilnych sprawia, że duży nacisk kładzie się na zachowanie bezpieczeństwa w sektorze IT. Stąd szyfrowanie danych, wprowadzanie zaawansowanych rozwiązań chmurowych, tworzenie kopii zapasowych, ustalanie skomplikowanych haseł, wieloetapowe uwierzytelnianie itp. Oczywiście jest to słuszne i niezbędne, ale skupiając się na danych cyfrowych łatwo zapomnieć o fizycznym bezpieczeństwie dokumentów i całej kancelarii. Tymczasem skopiowanie i rozpowszechnienie niejawnych dokumentów papierowych przez osoby trzecie mające do nich dostęp jest dziś niezwykle proste – wystarczy zwykły smartfon z dostępem do Internetu. Do tego dochodzi realne zagrożenie kradzieżą, zniszczeniem lub zagubieniem dokumentów czy też nośników danych. Dlatego właściwe przechowywanie dokumentów i innych wartościowych przedmiotów w kancelarii prawnej powinno być jej priorytetem.
Sprawdź również: Sejfy na nośniki danych. Zbędny wydatek?
Bezpieczne miejsce – sejfy i szafy pancerne
Producenci sejfów, tacy jak Hartmann Tresore, posiadają rozwiązania, które bez trudu można dopasować do indywidualnych potrzeb. Od sejfów meblowych przez szafy pancerne i klasyczne sejfy ścienne i sejfy podłogowe po pomieszczenia sejfowe. Nie brakuje też specjalistycznych rozwiązań, takich jak sejfy dedykowane do przechowywania znacznej ilości segregatorów czy sejfy na nośniki danych.
Bezpieczne miejsce, w postaci sejfu, szafy pancernej lub innego analogicznego rozwiązania, przydaje się też do przechowywania sprzętu elektronicznego, w tym służbowych laptopów, kluczy do kancelarii, pieczęci, gotówki czy dokumentów związanych z prowadzeniem firmy. W zależności od potrzeb, można wybrać standardowe rozwiązania lub szafy i sejfy o podwyższonej normie bezpieczeństwa. Te ostatnie sprawdzą się w przypadkach kancelarii tajnych, o których mowa w Rozporządzeniu Rady Ministrów z dnia 1. czerwca 2010 r. w sprawie organizacji i funkcjonowania kancelarii tajnych*. To właśnie w tym rozporządzeniu wprowadza się obowiązek przechowywania dokumentów w szafach stalowych. Ponadto przepisy rozróżniają dokumenty na poufne, tajne i ściśle tajne, oznaczone odpowiednio literami A, B, C. W ich przypadku klasa bezpieczeństwa szafy pancernej lub sejfu powinna być dopasowana do przechowywania określonego rodzaju dokumentów. Jednak nawet nie mając do czynienia z dokumentami oznaczonymi klauzulą poufności, warto pomyśleć o bezpiecznym przechowywaniu. Tym bardziej, że zastosowane rozwiązania konstrukcyjne w certyfikowanych sejfach chronią przed większością zagrożeń – od włamania po pożar.
Bezpieczne przechowywanie
Wybór sprawdzonego sposobu na przechowywanie jest szczególnie ważny dla notariuszy, do obowiązków których należy usługa przechowywania dokumentów i innych wartościowych rzeczy. Klienci, którzy chcą zdeponować papiery wartościowe czy też cyfrowe nośniki danych u notariusza, muszą mieć gwarancję bezpieczeństwa. Posiadanie własnego sejfu w kancelarii, zapewniającego odpowiednie warunki zabezpieczające przed zniszczeniem lub kradzieżą, jest dużo wygodniejsze niż korzystanie ze skrytki bankowej.
*
Wprowadzenie skutecznych działań w zakresie IT, zapewnienie fizycznej ochrony dokumentów oraz wartościowych przedmiotów, a także wybór optymalnego ubezpieczenia sprawiają, że kancelaria może się cieszyć bezpieczeństwem. Do tego bez trudu spełni wymagania stawiane przez przepisy prawa i obowiązujące wytyczne. Troska o klientów, ale też o własne interesy (dzięki kompleksowemu podejściu do bezpieczeństwa) jest dla kancelarii adwokackich, radcowskich, notarialnych czy też komorniczych najlepszym wyjściem.
Nie wiesz, jaki sejf będzie odpowiedni dla Ciebie? Otwórz wyszukiwarkę sejfów i znajdź model dopasowany do Twoich indywidualnych potrzeb. Temat informacji niejawnych poruszamy zaś w tym tekście.
* https://isap.sejm.gov.pl/isap.nsf/download.xsp/WDU20101140765/O/D20100765.pdf