Teczki osobowe pracowników pod kluczem

Kodeks pracy nakłada na pracodawcę konieczność stworzenia dla każdego pracownika osobnej teczki zwanej aktami osobowymi, w której musi on przechowywać dokumenty pracownika związane z ubieganiem się o zatrudnienie, nawiązanym stosunkiem pracy oraz ustaniem zatrudnienia.

Dokumentacje osobowe i płacowe muszą być przechowywane w warunkach zapewniających należytą ochronę przed zniszczeniem i kradzieżą, a dane osobowe – zgodnie z wymaganiami GIODO – powinny być zabezpieczone przed przetwarzaniem niezgodnie z ustawą (czyli np. przed dostępem osób trzecich). W praktyce wymaga to zastosowania szczególnych środków ostrożności, czyli utrzymywania teczek osobowych w zamykanych na klucz szafach, do których dostęp mogą mieć jedynie wyznaczeni pracownicy.

Co grozi pracodawcy, który nie dopełni formalności? Podlega on odpowiedzialności karnej. Brak zabezpieczenia danych pracowników (również nieumyślny), który może doprowadzić do tego, że dostęp do nich uzyska osoba nieupoważniona (w tym również pracownik firmy) grozi karą grzywny a nawet ograniczenia lub pozbawienia wolności do 2 lat (art. 51 UODO).

Wymogi GIODO to jedna strona medalu. Drugą jest zabezpieczenie akt osobowych przed osobami nieupoważnionymi – np. innymi pracownikami, którzy chcieliby się dowiedzieć, ile zarabia ich kolega zza biurka. Z tego powodu z perspektywy pracodawcy ważne jest, by możliwie mocno zabezpieczyć możliwość sprawdzenia pensji kolegi – np. poprzez zaglądnięcie do jego akt osobowych i znajdującej się w nich umowy o pracę. Fakt przechowywania akt w pokoju pracownika HR nie jest tu wystarczający (zwłaszcza w częstej sytuacji pracy na tzw. open space). Konieczne jest zablokowanie dostępu do teczek poprzez ich zamknięcie i uczulenie pracownika odpowiedzialnego za zarządzanie nimi, by nigdy nie pozostawiał klucza do szafki bez kontroli.

Kupując szafy na dokumenty do biura warto zwrócić uwagę na jeszcze jeden aspekt – ochronę przed ogniem. Szafy na dokumenty i kartoteki Hartmann Tresore z serii HTF 170 , HTF 171, HTG są ognioodporne (do 90 minut), dzięki temu nawet w razie pożaru można uratować ich zawartość.

Mimo braku konkretnych wskazówek w samym Kodeksie Pracy w zakresie tego, jak powinny być przechowywane akta osobowe pracownika, w interesie pracodawcy leży to, by przechowywać je w sposób zabezpieczony przed dostępem osób niepowołanych. A dobrej jakości szafy na dokumenty z zamknięciem na klucz bądź szyfr najlepiej spełnią to zadanie.

Jeśli interesują Cię dokumenty niejawne, przeczytasz o nich w artykule: Wszystko, co powinieneś wiedzieć o ochronie informacji niejawnych.

Sprawdź: Szafy na dokumenty w Hartmann Tresore