Co warto przechowywać w sejfie gabinetowym?

Sejfy gabinetowe nierzadko montuje się w biurku lub w szafie, co pozwala na dobre zamaskowanie skrytki. Jednak wg współczesnego trendu sejfy gabinetowe są najczęściej sejfami wolnostojącymi przymocowanymi do podłoża i stanowiącymi element dekoracji gabinetu. Są to nierzadko sejfy wyróżniające się zarówno designem i wyszukanymi materiałami wykończeniowymi, a także wysokimi klasami bezpieczeństwa antywłamaniowego (III do V wg PN-EN 1143-1). Sejfy gabinetowe od renomowanego dostawcy stanowią solidne zabezpieczenie przed kradzieżą i pożarem. Jednocześnie dopasowują się do stylu gabinetu i wymagań właściciela. Trzeba jednak wiedzieć, że dobór odpowiedniego modelu pojemnika, a także wyposażenia i jego wielkości, zależy przede wszystkim od planowanej zawartości, która będzie przechowywana w tym sejfie. Co zatem warto umieścić w sejfie gabinetowym?

Wielu przedsiębiorców codziennie korzysta z laptopów, które nie tylko służą im do pracy i komunikacji, ale także zawierają wiele poufnych informacji i wiadomości. Zatem kradzież komputera – poza utratą majątku – wiąże się z potencjalnymi konsekwencjami wycieku informacji dotyczących przedsiębiorstwa, zawartych umów i zatrudnionych pracowników. Dlatego też w gabinecie warto mieć sejf na laptopa, który pomieści także drobną elektronikę czy dokumenty. Pozostawianie laptopa na biurku może okazać się nie tylko ryzykowne ze względu na ewentualną kradzież, ale także stać w sprzeczności z zasadami RODO. Trudno bowiem w takiej sytuacji uznać dane zgromadzone na laptopie za „odpowiednio” zabezpieczone, nawet jeżeli pozostają zaszyfrowane.

Nawet niewielkie firmy operują dokumentami, które dotyczą płatności. Mogą być to faktury, informacje o rachunkach bankowych, lokatach, płatnościach czy podatkach. Warto trzymać je w sejfie gabinetowym lub w specjalnym ognioodpornym sejfie na dokumenty.

Poufne informacje zawierają także wszelkie dokumenty związane z prowadzeniem działalności. Dotyczy to m.in.: umów z kontrahentami i pracownikami, polis ubezpieczeniowych, aktów notarialnych, wszelkich akt z danymi personalnymi pracowników i danymi kontaktowymi kontrahentów. Warto chronić je w specjalnych sejfach na dokumenty zgodnych z przepisami o przetwarzaniu danych osobowych RODO. Dzięki temu przedsiębiorca zarówno spełnia wszelkie wymogi prawne, jak i zabezpiecza cenne dane i know-how swojej firmy przed potencjalną kradzieżą.

Coraz częściej zamiast fizycznych dokumentów firmy przechowują informacje na cyfrowych nośnikach danych. Mogą być to: dyski zewnętrzne, ciągle jeszcze spotykane płyty CD (w tym także ważne oprogramowanie), taśmy streamerowe, mikrofilmy, kopie zapasowe danych zgromadzone na przenośnych dyskach, np. dla stron internetowych czy systemów. Jeśli w przedsiębiorstwie występuje duża ilość danych przechowywanych cyfrowo, warto rozważyć wyposażenie biura w ognioodporny sejf na nośniki danych. Warto wiedzieć, że cyfrowe nośniki informacji charakteryzują się nieporównanie większą wrażliwością na zmianę warunków, w których są przechowywane, a niezabezpieczone w pożarze zostaną zniszczone jako pierwsze.

Choć w większości przypadków utargi i gotówkę wpłaca się do banku, to zdarza się, że w firmie potrzebna jest gotówka dostępna „od ręki”. Takie pieniądze to najatrakcyjniejszy łup dla złodzieja, więc powinny być przechowywane w antywłamaniowym sejfie gabinetowym – wolnostojącym lub sejfie ściennym. Nie rekomendujemy stosowania w gabinetach lekkich sejfów meblowych (poniżej 150 kg), gdyż są one kradzione i otwierane „na spokojnie” poza miejscem ich instalacji. Meblowy sejf gabinetowy może służyć jedynie do przechowywania rzeczy o pośledniej wartości. Jego funkcją jest ochrona przed dostępem osób trzecich (np. sprzątaczki, czy pracowników biura). W przypadku codziennego, dużego obrotu gotówki w firmie lepiej wyposażyć biuro w specjalny sejf wrzutowy. Umożliwi on szybkie i bezpieczne deponowanie banknotów bez konieczności otwierania pojemnika.

Przeczytaj: Depozyt w banku czy sejf w domu – co lepiej wybrać?

W sejfie warto także zdeponować klucze, szczególnie te, z których korzystamy rzadko, np. klucze zapasowe do pojazdów czy pomieszczeń firmowych, magazynowych itd. Gdy umieścimy je w sejfie antywłamaniowym, nie tylko zminimalizujemy ryzyko ich kradzieży, ale także zgubienia. W przypadku dużej ilości kluczy, do których dostęp powinno mieć kilka lub wiele uprawnionych osób w firmie, lepiej postawić na specjalny sejf, szafkę na klucze czy depozytor kluczy.

Może cię również zainteresować:

• 5 powodów, dla których nie warto kupować sejfu na chybił trafił
• Sejf dla ciebie – w banku lub w skarbcu